• Freiwilligenkoordination
  • as-courage
  • 07.01.2021
Um die Lizenzinformationen zu sehen, klicken Sie bitte den gewünschten Inhalt an.

I. Vorbereitung auf die Zusammenarbeit mit Freiwilligen

pFragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie beginnen, Freiwillige in Ihre Arbeit einzubinden:/p

ulliStrategische Leitfrage: Warum wollen Sie mit Freiwilligen zusammenarbeiten?/liliSind Leitlinien für das Selbstverständnis der Organisation im Umgang mit Freiwilligen formuliert?/liliIst der Dienst wirklich nötig? Wer braucht ihn wann, wo, wie oft und in welcher Weise? ----&gt; Bedarfsermittlung/liliWerden die Tätigkeiten regelmäßig auf ihre Sinnhaftigkeit überprüft?/liliGibt es ein Verfahren, um sinnlose Tätigkeiten zu erkennen und zu beenden?/liliGibt es eine schriftliche Tätigkeitsbeschreibung als Entscheidungsgrundlage für die Übernahme der Aufgabe?/liliWelche Aufgabe haben die Freiwilligen? Ist die Aufgabe überschaubar, zeitlich und inhaltlich (insbesondere gegenüber den Aufgaben der Hauptamtlichen) begrenzt und an deren Fähigkeiten und Interessen orientiert?/liliWieviel Zeit sollen die Freiwilligen für die Aufgabe pro Woche einsetzen?/liliWelche Rechte haben die Freiwilligen?/liliWelche Pflichten haben die Freiwilligen? z.B. Schweigepflicht/liliWie ist die Tätigkeit der Ehrenamtlichen von denen der Hauptamtlichen in diesem Bereich abgegrenzt?/liliWelche Kompetenzen brauchen die Freiwilligen, welche die Hauptamtlichen?/liliWelche Rollen kommen den Freiwilligen, welche den Hauptamtlichen zu?/liliWie sieht das Anforderungsprofil aus? ( Mindest- und Höchstalter, Geschlecht, Mindest- und Höchststundenzahl pro Woche, erforderlicher Qualifizierungsstand, Anlernmöglichkeiten, Anzahl der benötigten Freiwilligen)/liliMüssen die Freiwilligen Mitglied im Verein werden oder andere Bedingungen zur Mitarbeit erfüllen (z.B. Vorbereitungskurs)?/liliGibt es einen Verhaltenskodex?/liliInwieweit wird die Motivation von Freiwilligen berücksichtigt? Machtschafftist die Aufgabe - Spaß, - Befriedigung, - anspruchsvoll, - selbstbestimmt, - gut organisiert, - von Bedeutung für das Gemeinwohl, - Kontaktmöglichkeiten, - die Vertretung eigener Interessen, - Erwerb von Problemlösungskompetenz, - berufliche Vorteile/liliWelche Sicherheitsbestimmungen müssen bedacht sein, und wie sieht die räumliche und materielle Ausstattung aus?/liliWerden Hinweise auf Versicherungsschutz, unbürokratische Erstattung von Auslagen, Fahrgeld, Qualifizierungskostenübernahme, organisatorischen Rahmen etc. gegeben? Wer ist derdie Ansprechpartner*in?<li>liHaben die Freiwilligen eine Chance, innerhalb der bestehenden Strukturen die nötigen Information zu erhalten und an Entscheidungen mitzuwirken? In welchen Info-Verteiler werden sie eingebunden?/liliIst ein Budget für die Aufgaben der Freiwilligen eingerichtet?/li/ul

II. Anwerben und Gewinnen von Freiwilligen

Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Methoden, um Freiwillige für die Mitarbeit zu gewinnen. Bitte bedenken Sie, dass Sie mit einer Methode nur eine bestimmte Zahl an Menschen erreichen, daher sollten Sie immer verschiedene Methoden einsetzen, um alle Sinne anzusprechen.

Hinweis

Besonders schriftliche Werbung ist nicht so effektiv wie das persönliche Gespräch oder die „Mund-zu-Mund-Propaganda“. Denken Sie dabei an Ihre eigenen Gefühle. Versuchen Sie sich in die Menschen, die Sie erreichen möchten hineinzuversetzen. Gestalten Sie ihre Werbung interessant und ansprechend. Fragen Sie sich, welche Methode ihre Neugierde wecken und ihre Aufmerksamkeit erregen würde.

Reden und Hören:

pPersönliche Ansprache der Freiwilligen selbst/ppund von Vermittlern wie z. B.:/pp/pulliVorgesetzte /liliFirmeninhaber/lilibekannte Persönlichkeiten/liliFreunde und Bekannte/liliAndere aktive Freiwillige/li/ulp/pulliMultiplikatoren wie: /liliPastoren, Ärzte, Krankenschwestern, Lehrkräfte, Ausbilder, Jugendleiter, Sozialpädagogen,/liliBestimmte Berufsgruppen wie: Friseure, Taxifahrer, Wirte, Postboten/liliVorträge, Podiumsdiskussionen/liliFreiwilligenagenturen, Seniorenbüros/liliRadiobeitrag (Lokalsender)/li/ul

Sehen und Hören:

ulliFilmbeitrag für private und lokale Fernsehsender/liliKurzfilmeSpots bei You Tube, Facebook u.ä., öffentliche Verkehrsmittel<li>liKino-Werbespot/liliPower-Point-Präsentation, Diashow/liliFahrgastinformation/li/ul

Schreiben und Hören:

ulliPresseartikel, Anzeigen oder Beilagen in Lokalzeitung, Werbeblätter, Mitgliederzeitung, Vereinszeitung, Stadtteilblätter, Kirchen- und Gemeindeblätter/liliFlyer, Handzettel, Flugblätter/liliPlakate, Aufkleber für Wände, Autos/liliPersönliche Briefe, Serienbriefe, Postkarten, Quiz/liliAushänge in Schaukästen, Gestaltung von Schaufenstern/liliDekorationen, bedruckte T-Shirts/liliLebensmittelverpackungen (Bäckertüte), Laufbänder/liliAufsteller Kundenstopper, Ausstellungen<li>liInternetpräsenz (Homepage), soziale Netzwerke, Verlinkungen/li/ul

Anfassen, Riechen, Schmecken,
Mitmachen:

ulliInfostand mit Aktionsprogramm und kleinen Geschenken oder Gewinne bei Veranstaltungen:/liliStadtteilfeste, Einkaufspassagen/liliMärkten Flohmärkten Weihnachtsmarkt/liliMesse, Ausstellung, Regionalschau/liliMarkt der Möglichkeiten, Freiwilligentag, Tag der offenen Tür, Schulprojekte/liliNutzung überregionaler Ereignisse: z.B. Tag des Ehrenamtes (5.12.)/liliKaffeenachmittag, Veranstaltung in der eigenen Einrichtung, Wettkämpfe/liliSchnuppertag, -kurs/li/ul

III. Beginnen und Begleiten

Beginnen:

Zu Beginn der Zusammenarbeit findet das Erstgespräch mit der Passungsprüfung (Matching) statt.



Hinweis

Erklären Sie die Tätigkeit (vgl. Tätigkeitsprofil) und sprechen Sie über die erwarteten Anforderungen (vgl. Anforderungsprofil) bzgl. Persönlichkeit, Lebenserfahrung, fachliche/berufliche Kenntnisse, Kommunikations- und Sozialkompetenz, Teamfähigkeit sowie Neigungen, Wünsche, Interessen, Motivation und Visionen der Freiwilligen

Sprechen Sie über das Leitbildes der Organisation, Schweigepflicht, Einhaltung der Zeitvorgaben und andere Rechte und Pflichten! Muss es eine schriftliche Vereinbarung über das geschlossene Arbeitsbündnis geben?



Schlagen Sie einen Schnuppertag und eine Einarbeitungszeit vor und definieren Sie Anfangs- und Endpunkt der Tätigkeit.



Vereinbaren Sie einen Zeitpunkt, an dem (Zwischen-)Bilanz gezogen werden soll, an dem die Möglichkeit besteht, die Weiterführung, Beendigung oder Veränderung der Aufgabe bis hin zu Wechsel in ein anderes Aufgabenfeld zu besprechen?



Nennen Sie Ansprechpartner und Begleitperson für die Freiwilligen.

Freiwilligenakademie Niedersachsen 2021

Begleiten:

Haben sich die Freiwilligen nach der Schnupperzeit entschieden, die vorgeschlagene Aufgabe zu übernehmen, werden sie in die Organisationsstruktur und –kultur eingeführt. (Platz in der Organisation, Arbeitsabläufe, Sicherheitsbestimmungen, räumliche Gegebenheiten, materielle Ausstattung)

pemDesweiteren muss geklärt werden:/em/pulliwie der Informationsfluss zu den Freiwilligen sichergestellt wird (ggf. Fach, Email-Verteiler etc.)/liliob Freiwillige an Vorüberlegungen, Planungen und Entscheidungen verantwortlich beteiligt werden und wenn ja wie?/liliwann reflektierende Austausch- und Auswertungsrunden (Feedback), Mitarbeiterbesprechungen, Teamsitzungen stattfinden/liliob es eine Verpflichtung oder eine Möglichkeit zur qualifizierten Fortbildung in Fachwissen und Sozialkompetenz gibt und wer die Fortbildung finanziert/liliob die Freiwilligen die Möglichkeit haben, an Gruppensupervisionen teilzunehmen/liliwie eine Überprüfung und Optimierung des „Passungsverhältnisses“ zwischen den Interessen der Organisation und der Freiwilligen abläuft/liliwer Ansprechpartner im Falle eines Konfliktes ist/liliob die Vernetzung mit anderen FreiwilligenGruppen innerhalb der Organisation gewünscht wird? Wenn ja, wie wird dies sichergestellt?<li>liwie die Überforderung vermieden wird./li/ul

IV. Anerkennungskultur

Hinweis

Die unentgeltliche Hilfe ehrenamtlicher Mitarbeiter/innen sollten nicht als selbstverständlich angesehen werden.

Menschen, die Energie, Kraft und Zeit für andere investieren, haben in besonderer Weise Dank und Anerkennung verdient. Es sollte immer wieder deutlich gemacht werden, wie wichtig ihre Hilfeleistungen für die Einrichtung, den Verein oder die Organisation sind und das sollte sich nicht nur auf die jährliche Dankeschönveranstaltung beschränken. Der Alltag bietet genügend Gelegenheiten, die Wertschätzung der ehrenamtlichen Helfer/innen zum Ausdruck zu bringen. Stellen Sie Gestaltungsregeln auf, damit für Gerechtigkeit in ihrer Einrichtung gesorgt wird, die Methoden angemessen und auf die Bedürfnisse und Lebenslage der Freiwilligen abgestimmt sind.



Die beste Anerkennung besteht also nicht in Sachleistungen, sondern in einem regelmäßigen Kontakt d.h. einer guten Begleitung und fachlichen Unterstützung, sowie einem wertschätzenden Umgang miteinander. Aber auch die Rahmenbedingungen müssen stimmen. Anerkennungskultur bedeutet also in erster Linie immaterielle und gesellschaftliche Anerkennung, erst danach kommen monetäre und geldwerte Anerkennungsformen.

Ideelle Anerkennung

emEhrungen und Auszeichnungen:/emulliVerdienstmedaillen und -orden, Ehrennadeln, Ehrenzeichen, Urkunden („Engagiert in Niedersachsen“ -Zertifikat)/liliErnennungen zum Ehrenbürger/li/ul

pemAnerkennung durch Öffentlichkeitsarbeit:/em/pulliBerichte über die ArbeitLeistung von Ehrenamtlichen in öffentlichen und verbandlichen Medien sowie Publikationen<li>liGrußworte, Ansprachen usw. von namhaften Persönlichkeiten/lili(öffentliche) Dankeschön-Veranstaltungen/liliEmpfänge bei Politikern, Kontaktgespräche/liliVeranstaltungen zum Tag des Ehrenamts am 5.12./liliPlakataktionen/liliöffentliche Auswertung von Wettbewerben und Preisverleihungen/li/ul

pemDirekte, persönliche Anerkennung:/em/pulliständige Kontakte und Gespräche zwischen den Haupt- und Ehrenamtlichen/liliGeselligkeit, u.a. Einladung zu Organisationsfeiern/liliLob für geleistete Arbeit/liliÜbergabe von Verantwortung, Regelungen für die Mitsprache/liliVertrauensbeweise, z.B. eigener Etat, eigene Schlüssel für die Räumlichkeiten einer Organisation, Mitspracheregelungen/liliGratulationen zu Geburtstagen und Feiertagen (z.B. Glückwunschkarten)/liliDankesschreiben/li/ul

IV. Anerkennungskultur

pemNachweise zur Dokumentation der Tätigkeit und der Qualifikation:/em/pulliEhrenamts-Ausweise, z.B. Jugendleiter-Card, Übungsleiterlizenzen, Plaketten/liliAbzeichen zur Dokumentation des Ausbildungsstandes, z.B. bei den Pfadfindern/liliVerleihung von Diensträngen, z.B. bei der Freiwilligen Feuerwehr/liliEintrag von ehrenamtlichem Engagement von Schülern ins Zeugnis oder in ein entsprechendes Beiblatt („Engagiert in Niedersachsen“-Beiblatt zu Jahreszeugnis)/liliNachweis über ehrenamtliches Engagement bei verschiedenen Wohlfahrtsorganisationen und der Kirche/li/ul

Materieller Anerkennung

pemFinanzielle Leistungen:/em/pulliErstattung von Verdienstausfall bei Freistellung/liliAufwandsentschädigungen, Übungsleiterpauschale, Ehrenamtspauschale/liliErstattung von Fahr-, Telefon-, Porto- und ähnliche Kosten/liliGeld-Preise bei Wettbewerben für Einzelpersonen und Organisationen/li/ul

pemGeldwerte Vorteile:/em/pulliErmäßigungenKostenerlass bei Dienstleistungen: freierermäßigter Eintritt in städtische und verbandliche Einrichtungen, Kost- und Logisfreiheit, kostenlose Nutzung von Nahverkehrsmitteln/lililebenslange Rente für ehrenamtliches Engagement in politischen Ehrenämtern/liliSteuerfreibetrag für bestimmte Aufwandsentschädigungen/liliAnrechnung von ehrenamtlichen Pflegezeiten für die gesetzliche Rentenversicherung/li/ul

pemSachleistungen:/em/pulliGeschenke zu Geburtstagen und Feiertagen/liliFreikarten für Veranstaltungen/liliTeilnahme an Ausflügen/liliSach-Preise bei Wettbewerben für Einzelpersonen und Organisationen/li/ul

emPraktische Vergünstigungen und Privilegien:/emulliSonderurlaub, Bildungsurlaub, Freistellungen (z.B. die bundeseinheitliche Regelung für Schöffen, ehrenamtliche Richter, Beigeordnete etc.)/liliMöglichkeiten der Teilnahme an Aus- und Weiterbildungen/liliAnerkennung von im Ehrenamt erworbenen Qualifikationen, z.B. bei der Suche nach einem Studien-, Ausbildungs- und Arbeitsplatz/liliUnfall- und Haftpflichtversicherung (insbesondere im sozialen Bereich gesetzlich geregelt)/liliheimatnaher Einsatz von Wehrpflichtigen mit einem Ehrenamt/li/ul

V. Verabschiedung

Hinweis

Ehrenamt hat einen Anfang und ein Ende. Gründe und Ursachen dafür gibt es viele (vgl. Freiwilligensurvey). Es ist sinnvoll schon am Anfang an das mögliche Ende, die Gestaltung des Abschieds und Form des Ausstiegs zu denken.

emDen Abschied vorbereiten und gestalten:/emp/pulliDen Ehrenamtlichen soll damit vermittelt werden, dass der Ausstieg ebenso wie der Einstieg eine selbst getroffene Entscheidung ist./liliDem Ehrenamtlichen wird dadurch klar, dass er ohne schlechtes Gewissen, den Wunsch nach Beendigung des Ehrenamtes äußern kann./liliEs sollte ihm von Anfang an klar sein, in welcher Form ( schriftlich mündlich) dies geschieht und an wen die Mitteilung gerichtet wird.<li>liEs sollte auch deutlich gemacht werden, wie lange im Voraus der Ausstieg angekündigt werden sollte, damit entsprechende Vorkehrungen getroffen werden können. Dies gibt der Einrichtung Planungssicherheit und Zeit den Abschied zu gestalten./li/ul

pDie Einrichtung bzw. der Freiwilligenmanager hat schon in der Vorbereitungsphase Möglichkeiten der Gestaltung des Abschieds ausgelotet. Diese Möglichkeiten werden mit dem Freiwilligen besprochen, damit die passende Form gewählt wird. Denn einige Ehrenamtliche wünschen einen Abschied in Stille, andere wünschen sich öffentliche Anerkennung, ein kleines Fest o.ä./ppWie auch immer der Abschied gestaltet wird, der Engagierte ein Recht auf eine Bescheinigung über die geleistete Arbeit./p

Eigene Aufnahme

emMögliche Formen der Beendigung der Zusammenarbeit:/emp/pulliEin Abschlussgespräch, welches die Zusammenarbeit rückblickend thematisiert. Auch können Perspektiven einer späteren Fortsetzung der Zusammenarbeit oder ein Neubeginn in einem anderen Engagementfeld besprochen werden./liliEine Form des Kontakthaltens kann auch nach der Trennung zur sinnvollen Pflege von Freiwilligen gehören. Dies können falls gewünscht Einladungen zu Festen, der Versand von Newslettern oder dergleichen sein./liliEine formelle Verabschiedung und Würdigung kann im Rahmen von Dienstbesprechungen, Teamsitzungen oder anderen Versammlungen stattfinden./liliEine öffentliche Würdigung findet durch Berichte in der Presse, der eigenen Mitgliederzeitung, Gemeindeblatt etc. und der eigenen Homepage statt oder einer öffentlichen Veranstaltung./liliEine eher informelle und persönliche Form des Abschieds wäre ein kleines Fest im Kreise der Wunschgäste des Geehrten./liliDie Überreichung von Plaketten, Medaillen oder Ehrennadeln ist eine veraltete Form der Abschiedsrituale und bei jungen Leuten nicht mehr beliebt./li/ul

VI. Beenden der Zusammenarbeit

pEine Besonderheit der freiwilligen Arbeit ist, dass sie jederzeit beendet werden kann, sowohl von der Seite der Freiwilligen als auch von der Seite der Organisation. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollte schon zu Beginn der Tätigkeit ein Ausstiegsmodus besprochen werden Es ist zu empfehlen, bei Beendigung der Zusammenarbeit ein abschließendes Gespräch zu führen, um sich gegenseitig über die gemachten Erfahrungen auszutauschen und gegebenenfalls aus aufgetretenen Problemen Schlussfolgerungen für die weitere Zusammenarbeit mit Freiwilligen ziehen zu können./p

Hinweis

pBeim Abschlussgespräch kann den Freiwilligen ein Nachweis bzw. Zeugnis über ihr Engagement überreicht werden. Über die Art von schriftlichem Nachweis (Zertifikat), über den Inhalt, den Umfang, den Zeitaufwand und die erworbenen Qualifikationen sollte im Vorfeld mit den Freiwilligen gesprochen werden. Besonders junge Menschen können solche Zertifikate für spätere Bewerbungen zum Studium oder einer Berufsausbildung gut gebrauchen./p

Lieber ein Ende mit Schrecken als ein Schrecken ohne Ende.
Eigene Aufnahme

Nicht immer verläuft die Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen reibungslos. Ein gutes Konfliktmanagement kann dabei sehr hilfreich sein. Trotzdem gibt es Gründe, die zu einer notwendigen Trennung, einer Kündigung, eines Ausschlusses führen. Auch wenn es manchmal schwerfällt, hart durchgreifen zu müssen, kann es einer Einrichtung und den Mitarbeitern unter bestimmten Umständen zu viel Kraft kosten, mit solchen Ehrenamtlichen weiter zu arbeiten. Bei Verstößen gegen vereinbarte Regeln und Grundsätze ist eine Trennung sowieso angeraten.

pstrongGründe für einen Ausschluss oder eine Kündigung können sein:/strong/pp/pulliEigentumsdelikte/liliMassive Schweigepflichtverletzung/liliVerhaltensweisen, die der Einrichtung schaden/liliNichteinhaltung von Vereinbarungen, Regelverstöße/liliUnfähigkeit für die Aufgabe/liliUnlösbare Probleme und Differenzen/liliKeine Identifikation mit den Werten und Leitlinien der Einrichtung/liliPersönliche Defizite/liliÜberforderung/liliDrogen- Alkoholabhängigkeit<li>liSexuelle Übergriffe/li/ul

VI. Beenden der Zusammenarbeit

pKriterien, die zum Ausschluss oder zur Kündigung führen, können von Einrichtung zu Einrichtung unterschiedlich sein. Daher müssen sie von jeder Einrichtung selbst festgelegt werden./ppBevor es zu einem Ausschluss kommt, sollte auf jeden Fall ein persönliches Gespräch zwischen dem Freiwilligen und dem Ansprechpartner stattfinden. Wie schnell die Trennung erfolgt, hängt vom jeweiligen Vergehen ab. Bei Straftaten ist ein sofortiger Ausschluss notwendig, um Schaden abzuwenden und das Ansehen der Einrichtung nicht zu gefährden./ppBei einer Trennung aus persönlichen Gründen sollte trotzdem die Form gewahrt bleiben und ein Dank für die geleistete Arbeit ausgesprochen werden. Vielleicht ist der Ehrenamtliche in einer anderen Einrichtung mit einer anderen Aufgabe besser aufgehoben und sinnvoll eingesetzt./ppWas auch immer zu einem Ausschluss geführt hat, sollte mit den Verantwortlichen auf der Leitungsebene bearbeitet werden, um daraus strongErkenntnisse für die zukünftige Arbeit/strong mit Freiwilligen zu ziehen./p

Hinweis

puAm Ende der Zusammenarbeit mit Freiwilligen sollte grundsätzlich eine Evaluation mit Auswertung erfolgen./u/p

Eigene Darstellung
x